5R Analysemodel
In de whitepaper ‘5R Analysemodel – Leiderschap tussen hierarchie en netwerken geeft Joost van der Stoep, inmiddels werkzaam bij Berenschot, aan hoe je als medewerker of leidinggevende de onderlinge samenwerkingsrelatie in kaart kunt brengen aan de hand van vijf R’en:
- Richting: is het duidelijk in welke richting de organisatie beweegt?
- Ruimte: welke ruimte schep je samen voor het vakmanschap van de medewerker?
- Resultaten: welke resultaten spreek je met elkaar af?
- Rekenschap: waar is ieder voor verantwoordelijk, waar ben je eigenaar van?
- Relatie: hoe werk je samen?
Het 5R analysemodel beschrijft de samenwerkingsrelatie tussen manager en medewerker en hoe zij stap voor stap (samen)werken aan resultaten, op de korte en lange termijn. Het geeft regie op werk, loopbaan en het personeelsgesprek.
Op deze manier kunnen medewerker en leidinggevende samen op zoek naar de ideale combinatie van zelfstandige ontwikkeling en hiërarchische sturing.
Ongeacht de aard van de werkzaamheden komen de afzonderlijke elementen van het 5R model binnen elke relatie tussen manager en medewerker aan bod. Er is immers altijd sprake van een bepaalde mate van richting, ruimte, resultaat of rekenschap.
Gesponsord door het A&O Fonds en bedoeld voor rijksambtenaren, ontwikkelde Berenschot een model dat inspeelt op de veranderingen die op de rijksdienst afkomen. Het sluit aan bij de ambitie om de dienstverlening en de slagkracht van de rijksdienst in de toekomst te verbeteren.
De kern van het 5R analysemodel is een volwassen relatie tussen manager en medewerker waarbinnen de manager richting en ruimte geeft en de medewerker resultaten levert waarover hij of zij rekenschap aflegt. Het 5R analysemodel combineert zo de kracht van hiërarchische aansturing met de kracht van de autonome medewerker. In Cubrix termen: een poging om een effectieve resultaatbewuste organisatiewijzen in de publieke omgeving te stimuleren
Vier uitgangspunten vormen het fundament van het 5R analysemodel.
- Een volwassen relatie tussen manager en medewerker, waarin de manager primair verantwoordelijk is voor het geven van richting en het geven van ruimte aan medewerkers. De medewerker is primair verantwoordelijk voor het leveren van resultaten en het afleggen van rekenschap aan de manager.
- Een volwassen relatie wordt gekenmerkt door wederzijds vertrouwen, respect en een gevoelde inspanningsverplichting. Het model identificeert weliswaar primaire verantwoordelijkheidsgebieden voor elk van hen, maar gaat er van uit dat manager en medewerker elkaar wederzijds ondersteunen bij het behalen van resultaten. Zo ondersteunt de manager de medewerker bij het optimaal uitvoeren van de werkzaamheden en het creëren van een veilige en prettige werkomgeving waarin men oprecht rekenschap af kan leggen. De medewerker ondersteunt de manager door proactief te handelen, verantwoordelijkheid te nemen en de manager te voorzien van noodzakelijke kennis en informatie.
- Top-down èn bottom-up resultaten voor zowel de korte als de lange termijn. Dus niet alleen gericht op het realiseren van het jaarplan, maar ook op het vergroten van het aanpassingsvermogen en lerend vermogen van de organisatie.
Het halen van resultaten op de lange termijn hangt af van het vermogen van organisaties om het volledige potentieel van medewerkers te benutten en alle kennis en inzichten die medewerkers tijdens hun werk opdoen, te gebruiken om de richting van de organisatie in de toekomst te verbeteren. In dit model worden resultaten op de korte termijn gezien als de uitkomst van een top-down proces en resultaten op de lange termijn als het product van een bottom-up proces.
- De kracht van professionele ruimte door het optimaal ontwikkelen en benutten van het potentieel dat elke rijksmedewerker.
De onderliggende overtuiging is dat resultaten zullen verbeteren doordat professionele ruimte – diens mogelijkheden, motivatie en vaardigheden – ervoor zorgt dat het volledige potentieel van de medewerker wordt benut. Ook in onderzoek is herhaaldelijk aangetoond dat professionele ruimte een middel is om de resultaten van de organisatie te verbeteren en de tevredenheid en motivatie van medewerkers te vergroten (Seibert, 2011).
- 5R analysemodel is een cyclisch model waarin de onderdelen elkaar logisch en chronologisch opvolgen. Richting leidt tot resultaten via het geven van ruimte, en resultaten leiden tot aanpassing van de toekomstige richting via het afleggen van rekenschap. Het beschrijft hoe de samenwerking tussen manager en medewerker verloopt en zich door de tijd heen ontwikkelt.
De interactie tussen manager en medewerker krijgt doorlopend vorm in (formele en informele) gesprekken waarin voortdurend wordt geschakeld tussen de verschillende R’en. Accenten kunnen per gesprek verschillen, maar in grote lijnen kent het 5R analysemodel een logische volgorde. Deze onderdelen komen ook in de formele gesprekscyclus aan de orde.
Kern van het model is de kwaliteit van de relatie: een kwalitatief hoogwaardige relatie resulteert in een betere samenwerking in elke stap van het model.
Een volwassen relatie tussen manager en medewerker wordt gekenmerkt door wederzijds vertrouwen, gelijkwaardigheid, respect en gedeeld verantwoordelijkheidsgevoel. Manager en medewerker werken op een productieve manier samen en spannen zich voor elkaar in, met positieve uitkomsten voor henzelf en de organisatie als gevolg.
De synergie krijgt vorm doordat de medewerker van de manager meer informatie, ontwikkelmogelijkheden en ondersteuning krijgt. Daar stelt de medewerker extra inzet, ook buiten de vaste taakomschrijvingen, tegenover.
Er is een ontwikkeling, passend bij het doorlopende karakter van het 5R analysemodel., gericht op volwassenheid. In het begin is er sprake van transactioneel leiderschap op basis van functie en als de relatie beter wordt zal het leiderschap steeds meer persoonlijk en transformationeel worden.