Toyota
Japans Autofabrikant

Werkplekorganisatie – 5S

5S staat voor Sorteren, Structureren, Schoonmaken, Standaardiseren en (in) Standhouden. Een goed georganiseerde werkplek werkt veiliger, efficiënter, voorkomt fouten en vermindert het zoeken naar de benodigde spullen. Bovendien maakt een goed georganiseerde werkplek een goede indruk op derden, inclusief klanten, en geeft hen vertrouwen dat de afdeling goed georganiseerd is. 5S behoort voortdurend te worden toegepast om de kwaliteit van de werkplek in stand te houden. 

 

Stap 1. Sorteren, scheiden of opruimen (seiri) 

  • Onderscheid maken tussen wat noodzakelijk en wat overbodig is. Alle kapotte of beschadigde voorwerpen, voorwerpen die lang niet meer gebruikt of onveilig zijn opruimen (doen verdwijnen). Dit vermindert het risico op vallen, struikelen, stoten, beschadigen en verwonden en het verruimt de doorgangen. 
    Een criterium hiervoor kan de gebruiksfrequentie zijn: hou enkel die zaken aanwezig op de werkplek die nodig zijn voor de productie van de komende week. De werknemer/gebruiker neemt de volledige verantwoordelijkheid in deze. 

 

 
Stap 2. Schikken (seiton) 

  • Geef de benodigde gereedschappen een vaste plek, zodat iedereen alles snel en gemakkelijk kan vinden: een geschikte en herkenbare plaats voor alles en alles op zijn geschikte plaats. Hou bijvoorbeeld rekening met ergonomie en hygiëne.  

 

Stap 3. Schoonmaken (seiso) 

  • Werkplek en machines schoonmaken en onderhouden. Zo worden verstoringen of problemen vroegtijdig opgespoord. Het is ook het vastleggen van schoonmaakmethodes, de verantwoordelijkheden, het opstellen van regels en normen. Schoonmaken verhoogt de veiligheid en vermindert de kans op afkeur.  

 
Stap 4. Standaardiseren (seiketsu) 

  • Standaardiseren geeft duurzaamheid aan de eerste drie stappen. De gehanteerde standaarden zijn de op dat moment best bekende manieren van werken. Door gestandaardiseerde procedures beperk je ongewenste verrassingen. 
    Denk aan de volgende wijze van standaardiseren: 
     

Visuele hulpmiddelen (afbakening met lijnen, kleuren, ed.) zodat iedereen weet van het wie, wat, waarom, en hoe van de werkplaats. Kanbans werken ook. 
 

Signaal voor afwijking: een sterkere manier van standaardisatie is dat er een signaal – visueel en/of auditief – gegeven wordt bij een afwijking (Andon)1 . 

 

Voorkomen van fouten: de sterkste manier van standaardiseren is dat afwijken onmogelijk is. Sommige systemen zijn zo ingericht dat het niet fout kán gaan. Dit wordt Poka Yoke genoemd.  

 

Stap 5. Standhouden en systematiseren (shitsuke) 

  • Systematiseren betekent het borgen van de andere vier pijlers, de zorg voor behoud en continuïteit, en het altijd volgen van de gestandaardiseerde procedures. Hulpmiddelen hierbij zijn controlelijsten of audits op orde en netheid. De auditresultaten worden transparant bekendgemaakt via tabellen of figuren en in persoonlijke of groepsgesprekken worden gedeeld en geëvalueerd. 

 

Naast deze vijf originele kenmerken van een goed georganiseerde werkplek worden door sommige nog 3 S’en toegevoegd, die van veiligheid (safety), beveiliging (security) en tevredenheid (satisfaction).