Bron
Speklé, R.F. (2002). Towards a Transaction Cost Theory of Management Control (No. ERS-2002-06-F&A). ERIM Report Series Research in Management. Erasmus Research Institute of Management.
Links
Merchant
Meer informatie
Archetypes of Managementcontrol
Roland Speklé (2001) stelt dat de transactiekostentheorie een goed uitgangspunt vormt voor de beheersing van organisaties maar dat het model van Ouchi daarin nog tekortschiet. Hij stelt een betere verklaring op, de zogenaamde ‘Transaction Cost Theory of Management Control’. Deze theorie specificeert de samenstelling van verschillende archetypische controlestructuren en koppelt deze aan hun respectievelijke habitat. Afhankelijk van de aard van de activiteiten binnen een organisatie behoort een specifieke set van beheersingsmaatregelen dominant te zijn.
De archetypen van managementcontrolesystemen zijn: (1) arm’s length control; (2) machine control; (3) exploratory control; and (4) boundary control.
Net zoals bij Ouchi staan ‘de soort activiteiten van de organisatie‘ centraal bij het inrichten van het managementcontrolesysteem. Deze kenmerken de ‘habitat’ en Speklé onderscheidt hierin de volgende facetten:
Programmeerbaarheid activiteiten
De mate waarin de gewenste activiteiten van tevoren gepland kunnen worden, met daarin de volgende twee uitersten:
- Programmeerbare activiteiten:
Het is van tevoren duidelijk welke inzet nodig is, en hoe de activiteiten dienen te worden uitgevoerd om succes te bereiken. Outputsturing goed mogelijk door de inzet van normen en standaarden. - Niet-programmeerbare activiteiten
Er is geen directe relatie tussen ingezette middelen, het proces en de output. Hierdoor is het niet mogelijk om van tevoren vast te stellen welke bijdrage precies van welke werknemer wordt verwacht.
Specificiteit van middelen
De mate van het unieke karakter van de bedrijfsmiddelen zoals machines, computersystemen, kennis of menselijk kapitaal. Hoe hoger de specificiteit van de middelen hoe lastiger de resultaten meetbaar zijn en hoe groter de afhankelijkheid van een beperkt aantal afnemers. Dit vergt specifieke controlemechanismen.
Frequentie (meetbaarheid van de output)
De frequentie waarmee de betreffende activiteit wordt herhaald. Naarmate de activiteit vaker wordt herhaald is het beter mogelijk om normen en standaarden te ontwikkelen, waarop je ook kunt sturen.
Ex-post informatie asymmetrie
Organisaties willen kunnen controleren of activiteiten goed zijn uitgevoerd en ze willen ook graag opportunistische gedrag kunnen herkennen. Dat valt bij de volgende combinatie van facetten bepaalt niet mee. In de situatie van lage programmeerbaarheid van activiteiten, gecombineerd met een hoge specificiteit van de in te zetten middelen en het ontbreken van standaarden en/of een meetbare output is sprake van informatie asymmetrie die niet oplosbaar lijkt.
Soms is het echter achteraf wél mogelijk om prestaties te beoordelen. Het proces zelf lijkt een black box waardoor het voortbrengings- (of conversie)proces niet te beoordelen valt, maar achteraf kun je wel het resultaat bepalen.
Archetypes van Speklé
Speklé stelt nu dat de vier kenmerken van een activiteit bepalend zijn voor is voor de inrichting van het managementcontrolesysteem. Hij onderscheidt vijf archetypes die allen een eigen set van beheersmaatregelen kennen die ervoor moeten zorgen dat de transactiekosten (onderzoek, monitoring, contractkosten, etc.) zo laag mogelijk blijven en de mensen toch de goede dingen doen.
Arm’s Length Control
Een controlestructuur voor sterk programmeerbare activiteiten (met vooraf gedefinieerde normen en standaarden) en een lage specificiteit van middelen, zoals de homogene massaproductie. Het betreft activiteiten die zowel binnen als buiten de eigen organisatie ‘ingekocht’ kunnen worden. SLA’s staan in dit type archetype centraal.
Lijkt op de ‘marktcontrol’ van Ouchi. Denk aan bijvoorbeeld facilitaire dienstverlening binnen een organisatie die zowel door de eigen organisatie als door de markt uitgevoerd kunnen worden.
Machine Control (result orientated)
Is geschikt voor sterk gestandaardiseerde processen waarbij de mogelijkheid bestaat om het resultaat te meten. Het ontbreekt hier aan marktstandaarden. De standaarden en output zijn een afgeleide van de bedrijfsprocessen van de eigen organisatie en hebben daardoor een uniek karakter (hoge specificiteit van middelen). Er zijn wel aanvullende beheers-mechanismen nodig omdat de unieke standaarden en output minder ‘hard’ zijn dan marktstandaarden.
Machine Control (action orientated)
Dit type organisatie laat zich kenmerken door hoge mate van standaardisatie van processen, structurering van gedrag, een intensieve planning & controlcyclus en een nauwkeurige vastlegging van bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Omdat de output niet meetbaar is zal meer gestuurd worden op de activiteiten zelf, vandaar action orientated.
Voorbeelden van dit soort organisaties zijn banken, zorginstellingen of de Belastingdienst.
Exploratory Control
Als sprake is van een lage programmeerbaarheid van de activiteiten en de output niet meetbaar is kunnen geen nauwkeurig omschreven taken, verantwoordelijkheden en richtlijnen worden gespecificeerd.
Sociale controle door het creëren van samenwerkings- en afhankelijkheidsrelaties moeten zekerheid geven over het handelen van de medewerker (personnel- en cultural controls van Merchant).
Bij Exploratory Control is het achteraf nog wel mogelijk om met terugwerkende kracht prestaties te beoordelen. Er zijn wel normen ontwikkeld en het resultaat kan worden gebenchmarkt met andere organisaties. Ook hier gaat een ‘corrigerende’ werking vanuit.
Boundary Control
Geschikt voor sterk specialistische activiteiten die niet programmeerbaar zijn (standaarden ontbreken) en waarbij het niet mogelijk is om standaarden ex ante/leerervaringen ex post te definiëren. De voorgaande beheersvormen zijn hier niet mogelijk.
Boundary Control stelt grenzen en richt zich op het preventief voorkomen van ongewenst gedrag.
Karakteristieken van de vijf Archetypes
Speklé gaat nader in op de karakteristieken van de vijf archetypes. Speklé vat dit als volgt samen:
De archetypen van Speklé hebben sterke overeenkomsten met de controlestructuren van bijvoorbeeld Ouchi en Merchant: ze zijn immers gebaseerd op bijna dezelfde ontwerpvariabelen.
De archetypen van Speklé hebben een sterk accent op de zogenaamde hard controls (informatievoorziening, regels en controles). Hij gaat daarmee voorbij aan de effectiviteit van de meer zachte beheersinstrumenten (organisatiecultuur, leiderschap, arbeidsvoorwaarden). Bovendien lijkt het overgrote deel van de activiteiten van organisaties te vallen onder het archetype van de Machine Control. Een laatste punt van kritiek is dat de archetypen te weinig concrete handvatten voor een organisatie bieden om de eigen managementcontrol in te richten dan wel aan te passen.
Dank aan House of Control