Bron
Ruiter, F. de (2023) Bottom Up – Systeemtransformatie voor doorzetters. Boom
Links
Meer informatie
Bottom up transformeren
Bottom-Up is een praktisch methodisch antwoord op de vraag ‘Hoe besturen we onszelf?’ Een alternatief voor gefragmenteerde en vastlopende methoden van representatieve democratie, polderen met vertegenwoordigende instituties en top-down reorganisatieprocessen. Het is een gestructureerd dialoogproces met alle direct betrokkenen van een (aanstaande) verandering. Dit vraagt enerzijds om een gefaciliteerd strak georganiseerd dialoogproces en anderzijds om een nieuwe, meer betroken invulling van lidmaatschap of burgerschap. Methodisch is het een praktijkgerichte doorontwikkeling van methoden als ‘Whole Scale Change’ en ‘Deep democracy’.
De spelregels voor verandering, binnen organisaties en in de maatschappij als geheel, zijn drastisch aan het veranderen. Alle grote organisaties staan aan de vooravond van ingrijpende transities. Als onderdeel en als drager van een systeem dat niet langer houdbaar is en het einde van haar levenscyclus bereikt. Hetzelfde geldt voor onze op groei en consumentisme gebaseerde maatschappelijke inrichting. Corona liet ons zien dat we – in crisissituaties – een ongekend aanpassingsvermogen hebben. Wat nu als we die kracht kunnen inzetten bij noodzakelijke verandertrajecten in organisaties en in de maatschappij? ‘Bottom-up’ laat zien dat het kan en hoe. Het is een goedgevulde gereedschapskist met alle tools die daarbij nodig zijn.
Bottom-Up is ontstaan als reactie op de individuele mentale en organisatorische schade als gevolg van de ‘klassieke top-down’ manier van reorganiseren. Zoekend naar een antwoord op de vraag ‘kunnen we ook zelfsturend reorganiseren?’ ontdekten een groep change managers rondom Eveline de Wal en Floor de Ruiter dat bottom-up reorganiseren niet alleen mogelijk is, en niet alleen stress en frustratie bij de direct betrokkenen reduceert, maar ook opmerkelijk betere resultaten oplevert. De 10-jarige zoektocht is beschreven in het boek ‘Bottom-Up, systeem transformatie voor doorzetters’ door SDO Lector Floor de Ruiter, uitgegeven door Boom Uitgeverijen in 2023.
Het boek beschrijft de bijzondere ontdekkingstocht naar radicale bottom-up change in organisaties en bij maatschappelijke transities. Dit aan de hand van enerverende ervaringen met pioniers die ons voorgingen op dit nog vrij onbekende terrein.
Die ontdekkingen hebben geleid tot een nieuwe verandermethode: bottom-up systeemtransformatie. De starre regels van de top-downmentaliteit maken plaats voor collectieve energie, eigenaarschap en ‘the wisdom of the crowd’. Het betekent ook dat je niet precies weet waar het naartoe gaat, dat je leert van vergissingen en durft te vertrouwen op het proces. Maar ook dat er veel energie gestoken wordt in collectieve dialoog en dat daarna de implementatie op alle vlakken veel sneller gaat dat bij de traditionele aanpakken.
Het proces draait eigenlijk om de permanente sturing op eigenaarschap van de direct betrokkenen en kent twee fases: vruchtbare grond creëren en het eigenlijk bottom-up proces zelf.
De ‘Bottom-Up gereedschapskist’ bestaat in ieder geval uit twee ‘vakken’: een ‘vak’ voor voorbereiding – om een vruchtbare bodem voor werkelijk constructieve transformaties te creëren – en een ‘vak’ voor gereedschappen voor het transformatieproces zelf.
In veel veranderingsaanpakken wordt weerstand gezien als een belemmerende factor, die opgelost moet worden. Maar het is juist andersom: weerstand is de energiebron voor bottom-up verandering, het is de bron van energie en creativiteit. Dat is feitelijk de inhoudelijke kern van het bottom-up proces:
Resultaat = kwaliteit van het idee * % eigenaarschap
Acceptatie en invoering verlopen vervolgens opvallend gemakkelijk, zonder enorme inspanningen voor beïnvloedende communicatie.
Het proces vergt eerst het samenwerken met de eerste activisten, en daarna met iedereen die door de verandering geraakt wordt.
Bij het type uitdagingen als de energietransitie of stikstofreductie door de boeren, is er eigenlijk geen andere optie meer dan werkelijk iedereen direct betrekken. De begeleiding van zo’n proces vraagt strakke regie. Als er bijvoorbeeld tientallen sessies over hetzelfde onderwerp gaan, is het belangrijk dat de uitkomsten te combineren zijn. En dat elke vervolgsessie begint met een duidelijke uitkomst van de voorgaande sessie. In dit figuur het voorbeeld van de structuur die werd gebruikt bij de dialoog met boeren over de reductie van CO2, stikstofuitstoot en bodemdaling.
Als frustraties een belangrijke rol spelen in het proces, moet die zeker niet ‘weggeorganiseerd worden’. Nogmaals, het is vaak de motor van een geslaagde avond. Je hebt er niets aan als iedereen een beetje tevreden voor zich uit kijkt. Een kenmerkende dynamiek:
- Eerst een stevig rondje klagen en mopperen.
- Aan de gang met ‘achterstallig onderhoud’: praktische zaken die al lang opgelost hadden moeten worden en voor veel negatieve energie zorgen. Een paar gevallen (niet alles) aanpakken en oplossen.
- Bespreken van de (nabije) toekomst. Het vormen van beelden hoe die eruit zou kunnen of moeten zien.
- Het werken aan oplossingen die die toekomst dichterbij brengen.
Het is van groot belang het eigenaarschap bij de deelnemers te houden. Onder het motto ‘kwekers praten met kwekers’ hebben ‘regieteamleden’ bij Royal Flora Holland honderden sessies geleid. Pas toen het vertrouwen na een aantal rondes wat terugkwam, mochten de bedrijfsmanagers weer aanschuiven. Uit eindelijk is dat platform gebleven en geformaliseerd in een officiële ledenraad. Ook bij de dialoog met de boeren speelt dat het vertrouwen in bestuurders al zo ver heen is, dat onder het motto ‘boeren praten met boeren’ de dialogen onder elkaar gevoerd moeten worden.
En verder…
We leven in een tijd waarin eigenlijk alle systemen toe zijn aan fundamentele transformatie. De hier gevonden ingrediënten kunnen het begin vormen van die transformaties. Eigenlijk zijn al die ingrediënten afleidingen of varianten van hetzelfde organische proces. En op de keper beschouwd helemaal niet zo radicaal. Ze zijn hooguit enorm afwijkend van de systematiek zoals we die inmiddels honderd jaar of meer hebben ontwikkeld en toegepast in een steeds verder geperfectioneerde top-down aanpak. Of zoals iemand dat mooi verwoordde: ‘Traditioneel brengen we de informatie naar de beslissers, maar met bottom-up brengen we de beslissingen naar de informatie.’