Business Process Re-engineering (BPR)

Een bedrijfsproces is een georganiseerde reeks activiteiten die een specifiek organisatiedoel doen bereiken. Er worden drie typen processen onderscheiden: primaire, secundaire (of ondersteunende) en besturende processen. Deze processen zijn met elkaar verbonden, parallel, kruislings of opeenvolgend en samen vormen ze het bedrijf.

Bedrijven die groeien hebben de neiging om bureaucratisch te worden. Ze trekken de routinepraktijken van de organisatie niet in twijfel en onderzoeken geen verbetermogelijkheden omdat ze het te druk hebben met hun routinetaken. Dit vermindert de efficiëntie en het aanpassingsvermogen van de organisatie, de kwaliteit van de prestaties van de werknemers en doet de klanttevredenheid aanzienlijk verminderen.

Om concurrentievoordeel te behouden, moeten bedrijven die processen voortdurend optimaliseren. “Systeemanalyse is het proces van het onderzoeken van een bedrijfssituatie met als doel een systeemoplossing voor een probleem te ontwikkelen of verbeteringen voor een dergelijke situatie te bedenken.”

Bedrijven gebruiken systeemanalyse om de systeemvereisten te bepalen en een nieuw processysteem te ontwerpen om aan de behoeften van belanghebbenden te voldoen.

De huidige praktijken verdringen de ontwikkeling van nieuwe systemen. Om dit probleem op te lossen, werd Business Process Reengineering (BPR) begin jaren negentig geïntroduceerd door wetenschapper Michael Hammer en consultant James Champy. Zij definiëren BPR als: “de fundamentele heroverweging en radicaal herontwerp van de bedrijfsprocessen om dramatische verbeteringen te bereiken in kritieke, hedendaagse prestatiemaatstaven, zoals kosten, kwaliteit, service en snelheid.”

Eind jaren negentig waren ongeveer 60% van de Fortune 500-bedrijven bezig met re-engineering. Onderzoek uitgevoerd door Yasin Ozcelik (2010) toonde aan dat de bedrijven daadwerkelijk beter presteren na het succesvol implementeren van hun BPR-projecten.

BPR is …“the fundamental rethinking and radical redesign of the business processes to achieve dramatic improvements in critical, contemporary measures of performance, such as cost, quality, service and speed."

Hammer & Champy

Volgens bovenstaande definitie heeft BPR de volgende kenmerken: fundamentele heroverweging, radicaal herontwerp, dramatische verbeteringen en bedrijfsprocessen.

Vier kernpunten	Voorbeeld	Voordelen
Fundamentele heroverweging	Waarom zullen we dit doen? Waarom zullen we dit op deze manier doen Moeten we dit zelf doen?	Het heroverwegen van die fundamentele vragen helpt het bedrijf om zijn kernwaarde te achterhalen.
Radicaal Herontwerp	Ontwerp een nieuw systeem om het huidige systeem te vervangen	Het nieuwe systeem is gemaakt zonder slechte invloeden van oude systemen
Bedrijfsproces	Ontwerp een inkoopafdeling om aankopen af te handelen, in plaats van inkoop-personeel, boekhoudafdeling, logistieke afdeling en andere gerelateerde afdelingen te doorlopen.	Het doorbreekt de grenzen tussen verschillende afdelingen en werkt bedrijf op basis van het concept van het bedrijfsproces.
Drastische verbeteringen	Overheadkosten dalen met 70%; Productiesnelheid stijgt met 50%	BPR levert meestal een enorme beloning op voor het bedrijf als het BPR op de juiste manier gebruikt.

Michael Hammer heeft zeven principes geïdentificeerd om BPR beter te benutten:

Focus op resultaten, niet op taken.

Creëer geen banen op basis van taken
Creëer banen op basis van resultaat
Bijvoorbeeld: Creëer een toegewijd klein team om de inkoop van grondstoffen, het ontwerp, de fabricage, de promotie en aanverwante taken voor een bepaald product te voltooien.

Laat degenen die de output van het proces gebruiken het proces uitvoeren.

Verminder de overhead die gepaard gaat met het coördineren van twee verbonden processen.

Breng informatieverwerkend werk onder in het echte werk dat de informatie produceert.

Profiteer van nieuwe technologie en laat eerstelijnsmedewerkers zelf informatie verwerken.

Behandel geografisch verspreide bronnen alsof ze gecentraliseerd zijn.

Gebruik databases, cloud computing en andere gerelateerde technologieën om de middelen van het bedrijf te optimaliseren, zodat het kan profiteren van schaalvoordelen en flexibiliteit.

Koppel parallelle activiteiten in plaats van hun resultaten te integreren.

Gebruik netwerk-, telecommunicatie- en gedeelde databases om koppelingen te smeden tussen parallelle functies en deze te coördineren terwijl hun activiteiten nog bezig zijn

Plaats beslissingspunten waar het werk wordt uitgevoerd en bouw controles in het proces in.

Laat werknemers het recht hebben om de beslissing te nemen tijdens hun werk.

Leg informatie eenmalig vast bij de bron.

Verminder informatiefouten en werkdruk geassocieerd met gegevensinvoer.
Bijvoorbeeld het gebruik van Electronic Data Interchange (EDI) om het dupliceren van gegevens te elimineren.

BPR is nog steeds een nuttig systeemanalyse- en ontwerptechniek. Het helpt bedrijven om kosten en cyclustijden te verminderen en kwaliteit en prestaties te verbeteren.

Toepassen van BPR als verandermethode

In plaats van eerst te zoeken naar de belangrijkste bedrijfsprocessen, zoals wordt gesuggereerd in “Modern Systems Analysis and Design”, stellen Davenport en Short een vijfstappen plan voor. Ten eerste het ontwikkelen van een bedrijfsvisie en procesdoelstellingen. Na het prioriteren van doelstellingen en het stellen van de doelen, is de tweede stap het zoeken naar de belangrijkste business die opnieuw moet worden ontworpen. In de derde stap stellen ze voor om bestaande processen te begrijpen en huidige problemen te achterhalen. De vierde stap is het brainstormen over nieuwe procesbenaderingen. En de laatste stap is het ontwerpen en bouwen van een prototype van het nieuwe proces, wat een herhaalbare stap is om de kwaliteit van het nieuwe proces te waarborgen.

Kritiek op BPR

BPR, met zijn enorme succes bij het verlagen van de bedrijfskosten, stond in de jaren negentig wereldwijd in de schijnwerpers. Tegenstanders wezen echter op drie problemen: de aanname, de procedure en de negatieve impact ervan.

BPR is een interventiemethode. Een eventuele toepassing is afhankelijk van een degelijk uitgevoerde analyse dat concludeert dat de bedrijfsprocessen inefficiënt zijn én de belangrijkste reden van de slechte prestaties van het bedrijf.

Critici wijzen verder op dat BPR soms tot meer kosten kan leiden. De manier waarop BPR problemen oplost, is door alles vanaf het begin helemaal opnieuw te doen. Soms is het goedkoper om een alternatieve manier te gebruiken dan BPR toe te passen.

Aangezien BPR de efficiëntie van de bedrijven kan verhogen en hen kan helpen verdere doelen te bereiken met minder werknemers, wordt het ten slotte bekritiseerd vanwege het (enorme) personeelsverlies. Vandaar dat veel BPR-projecten vanwege de drastische impact vaak op een mislukking uitkomen.