Model #23 is gepubliceerd op Ron Meyer’s eigen website, Center for Strategic Leadership
Knowledge Sharing Bridges
Hoe kan ik ‘best practices’ delen binnen een organisatie?
Organisaties moeten zich voortdurend verbeteren, door efficiënter en effectiever te worden in wat ze nu doen, terwijl ze zich tegelijkertijd moeten aanpassen, door op de omstandigheden in te spelen of deze zelf te creëren. Zowel verbetering als aanpassing vraagt leervermogen.
Organisaties kunnen zelf leren door te doen, maar dat kan een traag proces zijn van steeds opnieuw het wiel uitvinden. Ze kunnen ook leren door te delen, door inzichten van binnen en buiten de organisatie door te geven aan afdelingen of medewerkers die ze nodig hebben. Het vastleggen van kennis over hoe dingen op de best mogelijke manier kunnen worden gedaan en het overbrengen van die knowhow noemen we best practice sharing.
Conceptueel model
Het Knowledge Sharing Bridges model laat zien hoe kennis via drie verschillende ‘bruggen’ kan worden overgebracht van de persoon of afdeling die over de knowhow beschikt (de kennis-leverancier, links) naar degene die deze nodig heeft (de kennisontvanger, rechts). Elke brug bestaat uit drie delen, of fasen. In fase I moet de kennisleverancier uitzoomen van de huidige situatie A en de kennis vastleggen (capture). In fase II wordt de kennis overgedragen (transfer) van de leverancier aan de ontvanger. Vervolgens wordt in fase III de kennis verkregen (acquisition) door de ontvanger, die dan inzoomt op situatie B om die toe te passen. Elke brug zorgt voor de overdracht van een specifiek kennisniveau (situationeel, expert en conceptueel) op een specifieke manier (imitatie, assimilatie en articulatie).
De kernelementen
De drie bruggen voor het delen van kennis zijn de volgende:
1. Delen door Imitatie.
De eerste brug focust op leren door kopieren – de ontvanger herkent wat het beste lijkt te werken voor de leverancier en herhaalt die methode:
a. Fase I: Situationele kennis vaststellen. Het begint met de leverancier die observeert wat succesvol lijkt te zijn en zich bewust wordt van wat er is gedaan.
b. Fase II: Overdragen door zichtbaarheid. De leverancier laat dan zien wat er is gedaan, terwijl de ontvanger toekijkt en zich een beeld vormt van de methode.
c. Fase III: Implementeren in nieuwe situatie. Na ‘kopiëren’ komt ‘plakken’ – de ontvanger brengt de overgenomen methode in situatie B in de praktijk.
2. Delen door Assimilatie.
De tweede brug gaat om leren door absorberen – de kennis-ontvanger wordt geïnspireerd door een leverancier met meer ervaring met een methode:
a. Fase I: Deskundige kennis opdoen. Het begint met de leverancier die over de jaren in bepaalde vakgebieden heel erg bedreven wordt.
b. Fase II: Overdragen door interactie. De ontvanger erkent deze expertise en maakt contact om les, advies, feedback, begeleiding en/of een rolmodel te krijgen.
c. Fase III: Eigen maken en toepassen. Tijdens de interactie geeft de kennis af op de ontvanger, die dan oefent met de nieuwe kennis door die toe te passen in situatie B.
3. Delen door Articulatie.
De derde brug gaat om leren door studeren – de ontvanger leest zich in in beste methoden die expliciet in woorden en modellen zijn vastgelegd:
a. Fase I: Conceptuele kennis coderen. Op basis van de situatie en eerder ontwikkelde expertise schrijft de leverancier de kennis op en brengt er een logische structuur in aan.
b. Fase II: Overdragen door presentatie. Eenmaal gearticuleerd op papier of digitaal, kan de conceptuele kennis toegankelijk worden gemaakt voor de ontvanger.
c. Fase III: Interpreteren en toepassen. De ontvanger moet de abstracte kennis dan vertalen naar meer praktische knowhow, die in situatie B kan worden toegepast.
De belangrijkste inzichten
- Delen van best practices versnelt leren binnen de organisatie. Leren door zelf te doen gaat langzaam. Het kost tijd om uit te zoeken hoe processen kunnen worden verbeterd en/of aangepast, dus kan het sneller en voordeliger zijn om van elkaar te leren.
- Delen van best practices bestaat uit drie stappen. Leren door te delen gaat in drie stappen. Eerst moeten de mensen die de beste methode gebruiken, hun kennis vastleggen door inductie (uitzoomen vanuit een praktijksituatie naar een meer algemeen inzicht). Deze kennisleveranciers dragen de knowhow dan over op ontvangers, die de kennis in hun eigen situatie gebruiken (deductief schakelend van algemeen naar praktisch).
- Delen van best practices kan op drie manieren. Er zijn drie knowledge sharing bridges. De eerste brug is het simpelweg imiteren van methoden, waarbij mensen situationele kennis kopiëren van een locatie naar een ander. De tweede is door ontvangers te assimileren, waarbij de kennis van een bijzonder vaardige personen overgaat op anderen. De derde is door de kennis te articuleren in modellen en procedures, die kunnen worden overgedragen op ontvangers die de kennis interpreteren en toepassen.
- Delen door articuleren is de lange weg. Kennis expliciet maken door die te coderen is populair, met name onder academisch geschoolden. Het proces is echter lang en traag, waarbij kennis vaak abstract blijft (zoals een taal leren door de grammatica te bestuderen).
- Delen door imiteren en assimileren is directer. Kennis kan ook worden gedeeld als die tacit (niet expliciet) is door anderen gewoon te kopiëren (zoals zinnen in een vreemde taal nazeggen) of door interactie met experts (zoals omgaan met moedertaalsprekers).