Bron
Marrewijk, M. van (2011) Cubrix, zicht op organisatieontwikkeling. Virtu Publications
Links
PROM Context Scan
Meer informatie
Project Referentie en Ontwikkelingsmodel (PROM)
Een project is een tijdelijk opgave gericht op een specifiek te realiseren resultaat. In een project wordt de coördinatie en de besluitvorming gericht op het tot stand brengen van activiteiten die bijdragen aan een (door bestuurders cq opdrachtgevers) gewenste toestand, uitgevoerd door een team van mensen dat is samengesteld voor de duur van het project. Ter referentie: een proces is een reeks waardetoevoegende handelingen verricht in een routinematige continuïteit, eveneens gericht op het voortbrengen van vooraf gestelde kwaliteiten en doelstellingen.
Zo mogelijk start een project met helder omschreven doelstellingen en vooraf gespecificeerde middelen, tijd, budget en kwaliteit. Het project eindigt dus op een van tevoren gepland moment waarop de doelstelling gerealiseerd dient te zijn.
Een project is een, in de tijd en middelen begrensde, reeks activiteiten om iets tot stand te brengen.
Projectmanagement
De planmatige aanpak van projecten is het vakgebied van projectmanagement. Hierin staat het projectbeheer – het beheersen van de projectuitvoering – centraal. Vanuit het beheersparadigma worden projecten gefragmenteerd door activiteiten te klusteren, een project in fasen op te breken en de opeenvolgende stadia planmatig te organiseren. De wijze waarop de start, de planning en voorbereiding, de uitvoering en de afronding van een project wordt georganiseerd wordt vooraf bepaald en bureaucratische vastgelegd. De opdrachtgever houdt voortdurend toezicht op de voortgang en kan ingrijpen zodra afwijkingen zich voordoen. In sommige sectoren schrijft zelfs de wetgeving voor projectmanagement op deze wijze uit te voeren.
Het probleem is echter dat de complexiteit van vele opgaven te groot is om dergelijke projecten lineair te organiseren.
Een mismatch tussen omgeving, opgave en projectorganisatie is een belangrijke bron van projectfalen.
In de praktijk negeren veel bestuurders en projectopdrachtgevers de invloed van tegengestelde belangen, sociale weerstand en technologische onvolkomenheden. Ze zijn niet in staat of bereid hun organisatiewijzen te differentiëren naar de complexiteit van de opdracht. Gevangen in een one-size- fits-all aanpak die vaak gedoemd is te mislukken (te laat opgeleverd, budgetoverschrijding, niet het gewenste resultaat, of alle drie tegelijk). Met één voorgeschreven organisatievorm kun je de grote verscheidenheid van opgaven niet aan. Er zijn meer ideaaltypische organisatievormen voor projectmatig werken nodig om op meerdere niveau van complexiteit effectief te kunnen zijn.
De PROM-benadering biedt een breder palet.
De aanpak vanuit de PROM
De analyse start met het bepalen van de complexiteit van de opgave die per definitie ‘iets’ probeert tot stand te brengen in een sociale, juridische, ecologische, en technologische omgeving. Dit kan in de organisatie zelf zijn, zoals een veranderproject, of het opstarten van een nieuwe fabriek. Het kan ook in de externe omgeving zoals het fysiek bouwen van een gerobotiseerd distributiecentrum, in een dorp waar de bewoners ‘helemaal klaar zijn met een volgende blokkendoos’.
De interactie tussen de opgave en diens omgeving weerspiegelt een specifiek niveau van complexiteit die van invloed is op de projectorganisatievorm die de opgave moet doen realiseren. In lijn met de Cubrix kun je projectcontexten typeren in de volgende vier oplopende niveaus van complexiteit.
Een projectopgave is:
Stabiel (lineair)
De opgave lijkt in hoge mate ‘maakbaar’ en de uitvoering voorspelbaar. De benodigde mensen, middelen, budget, en werkwijzen zijn dus planbaar.
Meervoudig (multiplistic)
De realisatie van de opgave in een betreffende omgeving kent meerdere opties en mogelijkheden met nog onduidelijke effecten waardoor de meest optimale aanpak met het hoogst haalbare resultaat nog ontwikkeld moet worden.
Verbindend (affiliative)
De opgave verbindt meerdere stakeholders die betrokken zijn of erin willen participeren waardoor de dialoog, interacties en afstemming georganiseerd moet worden. Het draagvlak is een voorwaarde voor succes.
Meerduidig (ambiguous)
Meerdere partijen in de omgeving creëren gezamenlijk betekenis en zijn gericht op integrale, zo mogelijk innovatieve oplossingen. De opgave ontstaat uit hun midden.
Het Cubrix-raamwerk biedt ideaaltypische (project)organisatievormen, elk afgestemd op een karakteristiek niveau van complexiteit. Het gedeelte voor projectorganisaties, heette aanvankelijk PROM, het Project Referentie en OntwikkelingsModel. Het reikt methoden aan om de complexiteit van de opgave te bepalen en de juiste projectvorm te selecteren die daarop aansluit. Een goede match biedt de beste borging voor een succesvol resultaat van het project: het vermindert de risico’s op falen, en geeft inzicht in de factoren die de effectiviteit van een project verbeteren. PROM omvat een palet van vier ideaaltypische projectorganisatievormen:
- ImplementatieTRAJECT
- Vernieuwings- (of Haalbaarheids)PROCES
- DraagvlakONTWIKKELING
- VLECHTWERK
In de wereld van projectmatig werken spelen vier termen een belangrijke rol: de probleemanalyse en probleemstelling; de projectdoelstelling, de projectaanpak en het resultaat.
De context heeft direct invloed op de mate waarin deze vier termen vooraf bepaald kunnen worden (+/+) dan wel de resultante zijn van het organisatieproces zelf (-/-): zie tabel.
Naar mate een opgave in een specifieke context complexer is zijn meer vrijheidsgraden noodzakelijk dan een klassieke projectmanagementmethode kan bieden om een succesvolle realisatie mogelijk te maken:
- Een projectorganisatie moet een grotere variatie in de mogelijke uitkomsten accepteren,
- Moet meer vrijheidsgraden bieden voor de handelingen en het gedrag van haar projectmedewerkers,
- Moet meer ruimte bieden voor leren en experimenteren
- Meer aandacht en waardering hebben voor alle belanghebbenden in het project. Dit vergt communicatieve en empathische kwaliteiten, en niet alleen van de leidinggevenden, maar evengoed van de medewerkers en alle belanghebbenden.
Implementatietraject
In de klassieke variant – identiek aan projectmanagement – is een project een traject, om het lineaire karakter van deze organisatievorm te benadrukken. Als een tijdelijke opgave goed voorspelbaar is en dus stabiel kan worden uitgevoerd kan vooraf de probleemstelling worden geformuleerd, de doelstellingen bepaald en de aanpak gepland.
Vervolgens wordt een projectplan lineair, dus stap voor stap, geïmplementeerd tot en met het beoogde resultaat.
Haalbaarheidsproces
Als niet alle informatie vooraf bekend is, bijvoorbeeld als gevolg van de technologische complexiteit van de opgave, de afhankelijkheid van toeleveranciers, of de gebrekkige expertise van projectleden, dient eerst de haalbaarheid aangetoond te worden en kan het ontwikkelproces alleen plaatsvinden als ruimte is gemaakt voor leerprocessen en voortschrijdend inzicht.
Draagvlakontwikkeling
Als meerdere belanghebbenden de voortgang van het proces kunnen blokkeren, of positief geformuleerd, als meerdere stakeholders hun input moeten leveren voor de benodigde kwaliteit van de opgave, dan zal voor iedere stap in het ontwikkelproces een draagvlak moeten worden gecreëerd.
Vlechtwerk (meshwork)
Deze projectorganisatievorm sluit aan op het hoogste niveau van complexiteit. In deze meest organische projectorganisatievorm kan niet eens sprake zijn van opdrachtgeverschap, anders dan dat een aantal partijen een gemeenschappelijk probleem of uitdaging ervaren en zich committeren samen een oplossing te vinden. Met elkaar duiden zij de situatie en op iteratieve wijze wordt vastgesteld hoe de uitvoering ter hand kan worden genomen. Daarbij mogen plannen elke dag veranderen, mits adequaat gecommuniceerd en mits consent van ieder is verkregen voor de voortgang van het proces. In deze meerduidige wereld wordt alles sociaal geconstrueerd is de vorm van een ‘vlechtwerk’ waarin de voortgang van het project iteratief tot stand wordt gebracht.
Voetnoten
De PROM is ontstaan in de dialogen tussen Van Marrewijk, diens collega Wendy Klein en studie- en zakenvriend, Maarten de Winter, destijds werkzaam voor P2, een vooraanstaand consultant in projectmanagement.
Meshwork van gemunt door Don Beck, co-auteur van Spiral Dynamics