Model #26 is gepubliceerd op Ron Meyer’s eigen website, Center for Strategic Leadership.
Links
Eisenhowermatrix
Fruits & Nuts Matrix
Hoe kan ik bepalen welke activiteiten mijn prioriteiten zouden moeten zijn?
Er is altijd meer werk dan middelen. Voor personen, teams of organisaties is er nooit een tekort aan activiteiten die ze moeten doen of nieuwe initiatieven die ze kunnen ontplooien. Wel hebben ze voortdurend te weinig geld, capaciteiten, tijd en aandacht voor deze dingen.
Daarom moeten mensen prioriteiten stellen. Ze moeten bepalen welke activiteiten ze eerst doen in plaats van maar gewoon te beginnen en zien hoever hun middelen reiken. Voor teams en organisaties geldt dat zij deze prioriteitenhiërarchie met elkaar moeten delen voor een optimaal gezamenlijk gebruik van middelen.
Conceptueel model
De Fruits & Nuts Matrix is een raamwerk waarin alle gewenste activiteiten in kaart kunnen worden gebracht om te bepalen in welke volgorde ze moeten worden uitgevoerd. Elke potentiële activiteit moet langs twee lijnen worden beoordeeld, de uitvoeringswaarde en de uitvoeringsinspanning. Hierna kan een routekaart worden opgesteld, waarbij zaken in de rechterbenedenhoek prioriteit krijgen, terwijl zaken linksbovenaan naar achteren worden geschoven. Deze tool onderscheidt zich van andere prioriteringsmethoden, omdat naast potentiële waarde (‘een actie heeft een hoog rendement op investeringen’) ook potentiële uitvoerbaarheid (‘een actie is heel haalbaar en acceptabel’) wordt meegewogen.
De kernelementen
De twee assen van de matrix zijn de volgende:
- Execution Value.
Elke potentiële activiteit moet worden beoordeeld op z’n waarschijnlijke investeringsrendement (toegevoegde waarde). Hiertoe moet een inschatting worden gemaakt van de verwachte opbrengsten, varierend van financiële inkomen tot operationele efficiëntie, meer betrokkenheid en toegenomen vertrouwen. Tegelijkertijd moeten de benodigde investeringen worden beoordeeld, zoals geld, tijd en aandacht. Tesamen geven rendement en investeringen de toegevoegde waarde van elke activiteit, hetzij als een hard getal, hetzij als een kwalitatieve schatting. Het is ook mogelijk om alle potentiele activiteiten gewoon te rangschikken langs de x-as van een lage tot een hoge waarde. - Execution Effort.
De potentiële waarde moet wel worden gerealiseerd. Implementatie is cruciaal. Fantastische initiatieven stranden maar al te vaak in de dagelijkse realiteit. Soms lopen activiteiten vast omdat ze moeilijk uitvoerbaar zijn (haalbaarheid) vanwege verouderde systemen, onvoldoende vaardigheden en/of het onvermogen om snel te leren. Maar ze kunnen ook onvoldoende steun krijgen van stakeholders (aanvaardbaarheid), die het niet begrijpen of het er niet mee eens zijn (zie model 1, het Mind the Gap Model). De uitvoeringsinspanning kan kwantitatief of kwalitatief worden berekend, maar ook hier kan het nuttig zijn om alle activiteiten gewoon van laag naar hoog op de Y-as te rangschikken.
Deze twee assen vormen de vier matrixkwadranten:
- Low Hanging Fruit. De makkelijke, waardevolle activiteiten moeten als eerste worden gedaan, mede om implementatievertrouwen en momentum op te bouwen.
- Tough Nuts. Na het laaghangende fruit moet de aandacht worden verlegd naar de moeilijkere waardevolle activiteiten, die meer tijd en energie vergen om te kraken.
- Peanuts. Om vertrouwen en momentum te behouden, is het vervolgens goed om wat makkelijkere, maar minder waardevolle pinda’s aan de notenmix toe te voegen.
- Poison Fruit. Deze moeilijke, laagwaardige activiteiten zien er soms smakelijk uit, maar moeten worden uitgesteld of helemaal van de agenda worden geschrapt.
De belangrijkste inzichten
- Prioriteren gaat om het kiezen van de beste volgorde. Je kunt niet alles doen en zeker niet tegelijkertijd. Daarom moet je potentiële activiteiten rangschikken van meest naar minst aantrekkelijk en bepalen hoeveel kunnen worden uitgevoerd. Dit is de essentie van prioriteren en is noodzakelijk voor zowel individuen als groepen mensen.
- Prioriteren van activiteiten gaat om het investeren van schaarse middelen. Vaak wordt gesteld dat je eerst moet doen wat belangrijk en urgent is. Maar daarbij gaat het om het prioriteren van problemen, die schaarse aandacht vragen. Bij het prioriteren van activiteiten gaat het toewijzen van schaarse middelen (tijd, capaciteiten en geld) – het gaat om de vraag waarin je eerst wilt investeren, niet waaraan je eerst aandacht wilt besteden.
- Prioriteren van activiteiten vereist het inschatten van waarde en inspanning. Het is logisch om eerst te investeren in de activiteiten met de hoogste waarde. Maar het is net zo belangrijk om voorrang te geven aan activiteiten die de minste inspanning vergen. Makkelijk uitvoerbare activiteiten zijn op zichzelf al aantrekkelijk, maar ook geschikt om implementatie zelfvertrouwen te ontwikkelen en verandermomentum te behouden.
- Prioriteren van activiteiten gaat om hun relatieve positie. Een activiteit heeft prioriteit vergeleken met iets anders. De Fruits & Nuts Matrix werkt het beste als je activiteiten ten opzichte van elkaar rangschikt in plaats van absolute scores te berekenen.
- Prioriteren van activiteiten moet je samen doen. De matrix helpt teams om samen activiteiten te prioriteren, door het gesprek over waarde en inspanning te structureren en aannames expliciet te maken. Na het in kaart brengen van de activiteiten, kan een team een definitieve volgorde bepalen om ze uit te voeren. Het is handig om een routekaart van rechtsonder naar linksboven op te stellen, maar de matrix dicteert geen vaste volgorde.